Nhiều công sở và các nhà máy ở Việt Nam hiện nay ở trong tình trạng bừa bộn quá mức. Bài học từ các doanh nghiệp Nhật Bản như Toyota hay các liên doanh với Nhật cho thấy sự cần thiết phải tư duy lại tầm quan trọng của văn hóa "sạch sẽ, gọn gàng" trong công ty cũng như nỗ lực hơn nữa để thực thi điều ấy.

Vậy 5 S là gì?

  1. Sàng lọc (S1):

  - Phân loại những thứ cần thiết và không cần thiết;

  - Loại bỏ những thứ không cần thiết;

  - Xác định đúng số lượng đối với những thứ cần thiết.

* Ý nghĩa: Chọn và loại bỏ những thứ không cần thiết.

  1. Sắp xếp (S2):

 - Sắp xếp những thứ cần thiết theo thứ tự ngăn nắp, khoa học;

 - Sắp xếp đúng vật, đúng chỗ;

 - Sắp xếp các vị trí dụng cụ, máy móc, con người... sao cho tiến trình làm việc trôi chảy và liên tục, không bị tắc nghẽn hay chậm trễ.

* Ý nghĩa: Sắp xếp đồ vật đúng chỗ theo quy tắc, chuẩn mực nhất định.

  1. Sạch sẽ (S3):

 - Giữ gìn nơi làm việc, thiết bị, dụng cụ luôn sạch sẽ;

 - Hạn chế nguồn gây dơ bẩn, bừa bãi;

 - Luôn lau chùi có “Ý thức”.

* Ý nghĩa: Làm vệ sinh và giữ gìn nơi làm việc sạch sẽ.

  1. Săn sóc (S4):

  - Thiết lập một chương để duy trì việc thực hiện thường xuyên và có ý thức 3S trên;

  - Tổ chức việc thi đua và đánh giá kết quả thực hiện giữa các đơn vị để giữ vững và làm tăng sự quan tâm của nhiều người về 5S.

* Ý nghĩa: Thực hiện thường xuyên 3S trên. Tiêu chuẩn hóa và duy trì.

  1. Sẵn sàng (S5):

  - Thực hiện tốt, thường xuyên, có kỷ luật và tự giác 4S trên.

* Ý nghĩa: Thực hiện 4S trên một cách tự giác với chất lượng cao.

Quá  trình thực hiện đòi hỏi sự tham gia của tất cả mọi người trong tổ chức. Các đơn vị, cá nhân dựa trên những quy định căn bản của 5S để đề xuất các ý tưởng sáng tạo và thực hiện sự thay đổi phù hợp ở nơi làm việc. Bàn ghế làm việc, nơi xếp đặt các dụng cụ , vật tư được bài trí gọn gàng ngăn nắp, đúng nơi quy định. 5 S đi vào từng ngăn tủ, từng hộp đựng hồ sơ sổ sách… Nơi làm việc lúc nào cũn được duy trì trong điều kiện sạch sẽ ngăn nắp. Thay vì trước khi áp dụng 5S việc tìm 1 tài liệu hoặc công cụ  có thể mất từ 10 phút - 1 tiếng có khi mất vài ngày thì nay có thể chỉ trong 30 giây. Đây là điều kỳ diệu nhất 5S mang đến cho mọi người, nó làm giảm chi phí phát sinh từ việc tìm kiếm ; sắp đặt, vận chuyển, thay thế thiết bị, chi phí lưu kho, sàng lọc tài liệu lỗi thời và vật dụng hết giá trị.

Hơn thế nữa 5S còn đóng vai trò rất quan trọng trong công tác an toàn lao động và vệ sinh lao động.

Ví dụ như khi áp dụng 5S trong phạm vi khu vực sản xuất, có thể dễ dàng xác định rõ ràng các khu vực đi lại, khu vực làm việc, khu vực nghỉ ngơi, … Các màu sắc khác nhau có thể được sử dụng để phân biệt mỗi khu vực (ví dụ: màu đỏ cho các vị trí để trang thiết bị phòng cháy chữa cháy, và các khu vực nguy cơ cao về an toàn, màu vàng cho giới hạn khu vực đi lại). Các vật dụng thiết yếu  như bình chữa cháy và các trang thiết bị an toàn luôn dễ nhìn và dễ tiếp cận.

Các vị trí lưu giữ được đảm bảo thích hợp với mục đích sử dụng, được duy trì tốt, các dụng cụ dễ được tìm thấy, có hình thức nhận biết rõ ràng với dụng cụ và các vị trí. Ví dụ như trong việc bảo quản thiết bị bảo vệ cá nhân, có thể tăng được tuổi thọ sử dụng thiết bị cũng như dễ dàng tìm kiếm phát hiện hỏng hóc của thiết bị …

Ngoài ra một khi khu vực làm việc được sạch sẽ gọn gàng có thể giảm thiểu các nguy cơ về cháy nổ, diện giật, tai nạn do trượt té ngã, hay vật liệu công cụ rơi. Đặc biệt có thể tăng được tuổi thọ của máy móc thiết bị, phát hiện kịp thời các hỏng hóc nhờ đó nâng cao về mặt an toàn công nghệ. Hơn thế nữa khi xảy ra sự cố khẩn cấp, việc ứng phó, thoát hiểm cũng dễ dàng và thuận tiện hơn.

Tác giả bài viết: Nguyễn Tấn Nhật